Eine Nebenkostenabrechnung muss nach den rechtlichen Vorgaben zwingend eine Zusammenstellung der einzelnen Nebenkostenarten enthalten. Es müssen zudem immer die Gesamtbeträge der jeweiligen Nebenkostenart in der Nebenkostenabrechnung genannt werden. Ferner muss in der Nebenkosten-abrechnung ein nachvollziehbarer Verteilerschlüssel angegeben sein, mit dem der Vermieter die angefallenen Nebenkosten anteilig auf den Mieter umgelegt hat. Weiterhin müssen in der Nebenkostenabrechnung die geleisteten Nebenkostenvorschüsse des Mieters aufgeführt und dem Gesamtnebenkostenanteil des Mieters gegenübergestellt werden. Entspricht eine Nebenkostenabrechnung den vorgenannten Punkten ist sie „formell ordnungsgemäß“.
Ergibt sich aus der Nebenkostenabrechnung eine Nebenkostennachzahlung für den Mieter, so ist dieser nach einer angemessen Nebenkostenüberprüfungsfrist zur Zahlung des offenstehenden Betrages verpflichtet.
Ein Nebenkostenguthaben des Mieters muss vom Vermieter hingegen sofort an den Mieter ausgezahlt werden. Stellt der Mieter Fehler in der Nebenkostenabrechnung fest, so kann er den streitigen Betrag von der Nebenkostennachforderung abziehen und erst einmal den unstreitigen Betrag an den Vermieter zahlen. Mieter haben das Recht, die Unterlagen für ihre Nebenkostenabrechnung zu prüfen. Sie haben insoweit einen Anspruch darauf, Einsicht in die Originalbelege und die Originalrechnungen zu nehmen.
Wie prüft man eine Nebenkostenabrechnung inhaltlich?
1. Muss der Mieter überhaupt Nebenkosten zahlen bzw. nachzahlen? Mieter müssen zusätzlich zur Miete nur dann Nebenkosten zahlen, wenn dies ausdrücklich im bestehenden Mietvertrag vereinbart worden ist. Eine Ausnahme besteht lediglich bei den Heizkosten, die verbrauchsabhängig abgerechnet werden müssen. Im Mietvertrag muss daher angegeben sein, welche Nebenkosten der Mieter zahlen muss.
2. Prüfschritt: Was sind Nebenkosten? Die einzelnen Nebenkostenarten sind in der Betriebskostenverordnung abschließend festgelegt. Es gibt insoweit 17 verschiedene Nebenkostenarten. Die 17 Nebenkostenarten betreffen die Heizung sowie das Warmwasser, die Grundsteuer, Wasser, Abwasser, Fahrstuhl, Straßenreinigung und Müllabfuhr, Hausreinigung und Ungezieferbekämpfung, Gartenpflege, Beleuchtung, Schornsteinreinigung, Versicherungen, Hausmeister, Gemeinschaftsantenne oder Breitbandkabel, Einrichtungen zur Wäschepflege und sonstige Kosten.
3. Prüfschritt: Abrechnungszeitraum und –frist? Es dürfen vom Vermieter nur die Nebenkosten abrechnet werden, die im 12 monatigen Abrechnungszeitraum entstanden sind. Die Nebenkostenabrechnung des Vermieters muss spätestens 12 Monate nach Ende der vereinbarten Abrechnungsperiode dem Mieter vorliegen. Geht dem Mieter eine Nebenkostennachforderung außerhalb der 12-Monatsfrist zu, so ist die Nebenkostennachforderung des Vermieters verjährt. Der Mieter muss Einwendungen gegen die Nebenkostennachforderung seinerseits ebenfalls innerhalb von 12 Monaten ab Erhalt der Nebenkostenabrechnung gegenüber dem Vermieter geltend machen.
4. Prüfschritt: Verteilerschlüssel? Der Vermieter ist dazu verpflichtet die Hausheizungskosten verbrauchsabhängig abzurechnen, wenn mehr als zwei Wohnungen im Haus durch die Heizungsanlage versorgt werden. Bei den angefallenen Wasserkosten ist eine verbrauchsabhängige Verteilung auf die Mieter möglich, wenn jeder Mieter einen eigenen Wasserzähler hat. Gleiches gilt für die Müllabfuhrkosten. Alle übrigen Nebenkosten sind nach der Wohnfläche oder nach einem Verteilerschlüssel auf die Mieter umzulegen.
5. Prüfschritt: Beachtet der Vermieter den Grundsatz der Wirtschaftlichkeit? Der Vermieter muss hinsichtlich der anfallenden Nebenkosten wirtschaftlich handeln. Anhand von sog. Betriebskostenspiegeln können Mieter feststellen, ob übermäßig hohe Neben-kosten angefallen sind. Sechster Prüfschritt: Die geleisteten Vorauszahlungen: Man muss als Mieter bei jeder Nebenkostenabrechnung nachrechnen, ob der Vermieter die vom Mieter geleisteten Vorauszahlungen in voller Höhe bei seiner Nebenkostenabrechnung berücksichtigt und abgezogen hat.
